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| COMMENT DéCROCHER UN RENDEZ-VOUS COMMERCIAL PAR TéLéPHONE? |
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Outre vos fonctions traditionnelles, vous pouvez être amené(e) à contacter des entreprises pour fixer les rendez-vous commerciaux. Comment passer le "barrage" de la secrétaire?
Après avoir franchi le premier obstacle consistant à connaître le nom du responsable à contacter, il vous reste à forcer la barrière que constitue l'assistante du client... Faites-en une alliée!
1 - Préparez votre appel
Tout d'abord, préparez le plan de votre appel et la "fiche message" à laisser si votre correspondant est absent. C'est-à-dire: qui contacte qui? pour quel motif? où et quand le rencontrer?
Ensuite, préparez le début de votre discours pour gagner en assurance: "Bonjour, Sté X de Paris. Mon responsable Monsieur V souhaite rencontrer Monsieur S. S'il vous plait, pouvez-vous me passer la personne qui gère son agenda ? Merci"
Attention! La préparation de l'appel est capitale. Elle vous évitera de tomber dans le piège classique des excuses malvenues (ex.: "Je vous prie de bien vouloir m'excuser de vous déranger, mais..."). La gestion des appels fait partie des tâches courantes de votre interlocutrice, elle n'aura, à ce titre, aucun préjugé contre vous.
2 - Décrochez votre combiné
En souriant et d'une voix posée et calme, présentez votre demande et attendez la réaction de l'assistante.
Elle accepte de vous passer la personne en question? Remerciez-la.
Elle vous indique que votre correspondant est absent? Dictez-lui, le plus naturellement possible, les éléments clefs du message à transmettre.
Attention! N'appelez jamais entre 9h et 11h et après 16h. Votre interlocutrice risque d'être débordée d'appels. Elle sera plus disponible vers 14h30...
3 - Ne baissez pas la garde!
Les jours suivants, n'hésitez à pas rappeler la secrétaire si votre message semble avoir été "oublié" en route... puis adaptez-vous à la situation.
4 - L'assistante "filtre" les appels
Imaginons votre dialogue... :
"Monsieur S est absent et nous n'avons pas besoin de... Envoyez-nous une documentation".
"Ce serait avec plaisir, toutefois, notre gamme est très vaste et seul un entretien avec le responsable des achats me permettra de sélectionner les documents adaptés aux besoins de votre entreprise".
"Oui mais nous avons déjà un fournisseur".
"Je n'en doute pas, mais nous proposons actuellement un produit (ou une offre) très bien placé(e) sur le marché".
"Notre budget de l'année est déjà épuisé".
"Découvrir nos produits ne vous engage à rien. En revanche, ce sera sans doute l'occasion pour vous de découvrir qu'il vous sera possible de réaliser de sérieuses économies sur le budget de l'an prochain".
"Vos produits ne nous intéressent pas".
"Êtes-vous certaine que votre responsable partage votre avis? De nombreuses entreprises de votre région nous font déjà confiance. Il serait dommage de ne pas lui permettre de rencontrer Monsieur V et passer à côté d'offres très intéressantes. Il pourrait vous en faire le reproche s'il vient à l'apprendre".
5 - L'assistante semble céder?
Proposez-lui une fausse alternative: "Monsieur V sera à Vittel en fin de semaine. Préférez-vous qu'il rencontre Monsieur S jeudi après-midi ou vendredi à 10h?"
C'est un "vieux truc", mais il fonctionne encore!
6 - L'assistante ne cède (toujours) pas?
Appelez très tôt le matin (entre 7h30 et 8h30) ou tard le soir (après 18h30)... le responsable décrochera lui-même le combiné |
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